Un sistema de membresías y recaudo para centros fitness no es un Excel con columnas “pagó / no pagó”. Es la regla de negocio: si no hay vigencia, no hay ingreso; si hay ingreso, el recaudo del mes se puede explicar. En Colombia eso choca con Nequi, Daviplata, transferencias “al personal” y listas de WhatsApp que nadie reconcilia el 30.
Kinetix OS une tipo de membresía, usuario (no socio), kiosko y recaudo en el tenant del centro. Trial 14 días. Crear centro.
El recaudo que duele (y por qué el software lo tiene que poseer)
Dueños de gym, box y estudio en LATAM describen el mismo cierre de mes:
- 40 transferencias sin referencia;
- 12 usuarios que “pagaron al entrenador”;
- 8 que entrenan con captura de pantalla del mes pasado;
- un recaudo en el banco que no cuadra con la planilla.
Si el acceso vive en una app y el dinero en otra, siempre vas a tener un tercero (tú) haciendo de middleware. El sistema tiene que:
- Definir el producto (mensual, trimestral, clase, pase).
- Asignarlo a un usuario del centro.
- Bloquear o permitir el check-in QR según vigencia.
- Registrar el cobro (caja, pasarela o portal) contra esa membresía.
- Dejar el dato en el mismo tenant que el kiosko —no en el software del club de al lado.
Kinetix cuenta usuarios activos con membresía vigente, no asientos genéricos ni “socios de por vida” que inflan el vanity metric del vendor.
Membresía vigente ≠ “está en la base”
Pide esto en cualquier demo de recaudo:
- Crear un tipo “Ejemplo — Mensual” (o usar la plantilla).
- Asignarlo a un usuario.
- Entrar al kiosko: pasa.
- Marcar vencida o sin pago: no pasa.
- Ver el recaudo del mes en el panel, no en un CSV que te mandan el viernes.
Si el vendedor te dice “eso lo hace el módulo de tesorería, fase 2”, no estás comprando un sistema de membresías. Estás comprando un directorio.
En Kinetix el alta self-serve ya trae tipo de membresía y usuario demo. El primer valor de Fitness es el primer ingreso. No configuras el catálogo de productos para ver un check-in. TTV < 5 minutos.
Portal del usuario y self-serve de cobro
El recaudo baja de costo cuando el usuario paga sin pasar por recepción:
- portal del usuario (atleta) con estado de plan;
- Checkout / portal de facturación self-serve (Stripe) cuando el centro lo conecta;
- el trial no se bloquea si Stripe aún no está: ves operación primero, cobro con tarjeta después.
Eso importa en Colombia: muchos centros arrancan en efectivo y transferencia, y recién después piden pasarela. Un software que te obliga a tokenizar tarjetas el día 0 está optimizado para el vendor, no para tu caja.
Roles: owner mira el recaudo; admin opera; staff (recepción) cobra el día a día; viewer ve y no toca. Nada de rol “member”.
Fitness, clínica y el recaudo que no es mensualidad
Si también vendes paquetes de sesiones de fisio, el recaudo no es una fecha de vencimiento: es un saldo. Mezclar eso en una membresía de gym es el parche típico del software de un solo club.
- Membresía = vigencia en el tiempo → acceso a sala / clases.
- Paquete = unidades de sesión → Smart Lock en agenda.
Complete ($699.000 COP / mes) une ambos. Un solo módulo: Starter $199.000 (200 usuarios) o Pro $399.000 (1.000 + WhatsApp 1:1). WhatsApp para aviso de vencimiento, no para spam de “¡renueva ya!” masivo.
Comparativa de compra
| Pregunta de dueño | Planilla + Nequi | Software de un solo gym | Kinetix OS |
|---|---|---|---|
| ¿Quién está vigente hoy? | No | A veces | Membresía del tenant |
| ¿El kiosko respeta el pago? | No | Extra / otro módulo | Mismo sistema |
| ¿Cuadra el mes? | Nunca del todo | Export a contador | Recaudo en el panel |
| ¿Segunda sede? | Otro Excel | Base copiada | Otro centro aislado |
| ¿Arranque? | Ya lo sufriste | Semanas | Plantilla < 5 min |
Cómo decidir esta semana
No hagas un RFP. Haz un trial:
- Crea el centro con módulo Fitness.
- Haz el check-in demo.
- Invita un staff de recepción y cobra un usuario real de prueba.
- Si tienes clínica, mira Complete o el artículo de SOAP.
14 días. Starter, Pro o Complete. Enterprise (SSO, SLA 99.9%) con ventas, no en el formulario público.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir cobrando en efectivo?
Sí. El sistema registra el recaudo del centro. La pasarela es opcional y no bloquea el primer valor.
¿Qué pasa al vencer el trial?
Eliges Starter, Pro o Complete en el panel. Los usuarios y la vigencia se quedan; no “se borra el gym” para presionarte.
¿Hay límite por recepcionista o por puerta?
Los planes públicos limitan usuarios activos, no “monitores”. Crece el negocio, no la factura por tablet.
¿Sirve para clases y aforo?
Sí. El recaudo de la membresía y el cupo de clase viven en el mismo producto Fitness. El QR de acceso no es un adorno: es la membresía hablando.